HCI CRS

HCI CRS EPD

HCI CRS is ontwikkeld in nauwe samenwerking met onze gebruikers in de ggz en jeugdzorg. We merken dat gebruikers enthousiast zijn over het EPD en het regelmatig aanbevelen aan collega’s. Wil je weten waarover zij zo positief zijn? We laten het je graag zien:

Afspraak herinnering

Met de online afspraken planner van HCI CRS kunnen cliënten zelf hun eerste afspraak maken via jouw eigen praktijk website. De cliënt kan zelf kiezen op welk door jou beschikbaar gesteld tijdslot de eerste afspraak wordt gemaakt. De afspraak staat direct in jouw HCI CRS en de patiënt krijgt een afspraakbevestiging verstuurd naar zijn email.

Agenda

De agenda is een centrale functie in HCI CRS. Voor de hulpverlener een start van het dagelijkse gebruik, snel en overzichtelijk en met een enkele klik in het dossier van de client. Vanuit de agenda kunnen snel verslagen toegevoegd worden aan het dossier, ook voor groepen is dit geoptimaliseerd.
Voor het secretariaat is de agenda onmisbaar. Het tijdrovende zoeken in de agenda naar een gaatje voor een afspraak met meerdere hulpverleners is verleden tijd met de functie “Zoek beschikbare tijd”. Afspraken kunnen gedupliceerd worden, groepsafspraken zijn eenvoudig mogelijk en de beveiliging is gedetailleerd in te regelen.

Functies
De agenda kent een groot aantal functies:

Kopieer-, knip- en plak-functies
Slepen van afspraken
“Hoover” of klik voor meer informatie
Via werkpatronen snel zien wie waar werkt
Locaties
Kamerreservering
Controle volledigheid
Weergave productiviteit
Meerdere weergave-stijlen
Effectieve fiattering- en goedkeuringsopties
Kleurgebruik per type afspraak en locatie
Extra informatie via memo’s
Voorkeuren instelbaar per gebruikerstype en per individuele gebruiker
Bijzondere diensten (bijvoorbeeld een “crisisdienst”) opvallend en eenvoudig weergeven
Snel en flexibel

Met de standaard-inrichting van HCI CRS kan direct begonnen worden. Aanpassen kan direct, maar ook later op basis van de ervaringen.
Voor veel functies geldt dat als je ze niet gebruikt je ze eenvoudig kunt verbergen. Overbodige velden invullen omdat het systeem dat eist, is er bij HCI CRS niet.

Omdat de agenda intensief gebruikt wordt door alle klanten heeft dit veel aandacht, in nauwe samenwerking met de gebruikers worden nieuwe functionaliteit ontworpen, gerealiseerd en getest. Bij het ontwikkelen staat voorop dat de agenda snel moet zijn, elke wijziging of actie moet direct op het scherm getoond worden.

Mobiel en koppelbaar met andere agenda’s
Bij gebruik op een smartphone wordt de agenda-layout automatisch aangepast aan het gebruik voor de mobiele versie. De agendafeed is beschikbaar voor weergave in Outlook, Google Calendar, Apple Agenda, Thunderbird, e.d.

AI

Met SmartAI zet je gesproken tekst om in heldere verslaglegging. De Voice-to-Text functionaliteit is volledig geïntegreerd in HCI CRS, waardoor je gesprekken kunt vastleggen, samenvatten en structureren. SmartAI herkent sprekers, ordent informatie per onderwerp en slaat alles automatisch op volgens jullie eigen templates – direct gekoppeld aan het EPD.

Clientportaal

HCI CRS biedt een compleet elektronisch dossier voor elke client. Naast de gewone gegevens over een cliënt – naam, adres, telefoon, e.d. – kunnen ook het gezinssysteem en relaties met derden (school, werk, buren) worden vastgelegd.

Alleen laten zien wat je gebruikt
Omdat elke organisatie anders is kunnen de onderdelen van het dossier worden verborgen als deze niet worden gebruikt. Maar heel weinig organisaties zullen alle onderdelen van het dossier-menu gebruiken. Een praktijk heeft daardoor geen last van een onderdeel “Zorgpaden” als deze niet gebruikt wordt. Ook de volgorde van de onderdelen kan naar eigen inzicht worden bepaald.

Inzicht
Niet alleen het dossier-menu, maar ook het voorblad van een client kan naar eigen inzicht worden ingedeeld. Het bestaat uit componenten die getoond worden afhankelijk van het gebruikerstype van de ingelogde gebruiker.
Voor een hulpverlener zijn nu eenmaal andere zaken belangrijk dan voor een secretaresse. Te kiezen componenten op het voorblad zijn algemene gegevens, een pasfoto, validaties, belangrijke informatie, checklisten en meer.

Automatische controles
HCI CRS voert elke nacht uitgebreide controles uit op alle dossiers. Dit resulteert in “Validaties” die opgelost moeten worden. Deze kunnen naar eigen inzicht aan of uit worden gezet en van een prioriteit worden voorzien.
De meeste klanten werken naar volle tevredenheid met de standaardinrichtingen.
Ook het ophalen van de verzekeringsgegevens (voor cliënten vanaf 18 jaar) gebeurt ’s nachts, via de COV (Controle op Verzekeringsrecht). Dit kan uiteraard ook handmatig vanuit het dossier.

Declareren

HCI CRS gaat uitstekend om met meerdere financieringsstromen. De regels hieromtrent zijn veelal complex en aan verandering onderhevig. Elk jaar besteden we een aanzienlijk deel van onze programmeercapaciteit aan het aanpassen van de software aan de nieuwe regels.

Wij werken daarmee nauw samen met andere ketenpartners en zijn trouwe bezoekers van de bijeenkomsten van bijvoorbeeld de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), VECOZO, Vektis en GGZ Nederland.

Zorg wordt gedeclareerd bij VECOZO via EI-berichten (“EI” staat voor “externe integratie”). Vektis is de instantie die de definities van het berichtenverkeer maakt en onderhoudt, VECOZO is het declaratie-portaal van de gezamenlijke verzekeraars èn voor de gemeenten.

Volwassenen & zorgverzekeraars
De EI-berichten voor het zorgprestatiemodel worden via de geldende declaratiestandaarden gemaakt zoals deze door Vektis worden vastgesteld en door VECOZO gebruikt.

Jeugd & gemeenten
Voor de Jeugdzorg volgt HCI CRS het gehele iJW-berichtenverkeer en ook de declaraties. Er zijn grote verschillen in contractvorm tussen de jeugdzorgregio’s. Met HCI CRS kun je jouw afspraken met de gemeenten in jouw regio’s gedetailleerd vastleggen, de juiste berichten op tijd verzenden en vervolgens jouw declaratie correct indienen.

WMO
Ook de berichten in het kader van de WMO worden door HCI CRS ondersteund.

FZ
We bieden sinds een aantal jaar ook de mogelijkheid om Forensische Zorg te registreren, valideren en declareren volgens het zorgprestatiemodel.

POH
HCI CRS is perfect ingericht om declaraties rondom POH gemakkelijk in te dienen

Overige declaraties
Alle prestaties die je in HCI CRS registreert kunnen ook direct aan de client in rekening worden gebracht, conform de richtlijnen die hieraan door de zorgverzekeraars worden gesteld.

Naar eigen inzicht kun je HCI CRS ook zo uitbreiden dat je een grote variëteit aan klanten kan bedienen. Voorbeelden uit de praktijk zijn: werkgevers, scholen, uitkeringsinstanties en projectorganisaties.

Dossier

Export naar jouw boekhouding

HCI CRS is het “productie”-systeem van de verleende zorg, maar vervangt niet de hele financiële administratie van jouw organisatie. Declaraties met de hierop ontvangen retourberichten worden vanuit HCI CRS probleemloos geëxporteerd naar verschillende boekhoudpakketten.

Ontvangsten registreren
Ook de ontvangstdatum van de betaling en een omschrijving kan in HCI CRS worden vastgelegd.

Ondersteunde pakketten
Via de koppeling met Databrydge/WeFact zijn we in staat naar de meest gangbare boekhoudsystemen een koppeling op maat aan te bieden. We ondersteunen ook de exportbestanden van Exact, Exact Online, BrancheView, Muis en Bomas. Veel moderne boekhoudpakketten stellen je in staat zelf aan te geven hoe het te importeren bestand er uit ziet. Dat past dan keurig met de standaard-export van HCI CRS naar een CSV-bestand.

Dataswitch/WeFact
Een koppeling kan complex worden en vereist kennis van het zorgsysteem èn van de boekhouding. In samenwerking met Zorgfinancials, een organisatie hierin gespecialiseerd, hebben we de universele koppeling via Dataswitch en WeFact gerealiseerd. Zij kunnen je ook van dienst zijn bij de verdere inrichting van en het gebruik van de koppeling.

Gebruikerstypen

HCI CRS wordt compleet gebruiksklaar geleverd met een aantal gebruikerstypen, maar je kunt zelf varianten hierop maken. Enkele veelvoorkomende varianten worden standaard meegeleverd.

Zien wat nodig is
Per gebruikerstype stel je in welke onderdelen van HCI CRS beschikbaar zijn. Elke gebruikerstype heeft bovendien een eigen dashboard.

Passend bij jouw organisatie
Een type kan eenvoudig uitgebreid worden, bijvoorbeeld van “secretaresse” naar “secretaresse financieel” als ook het berichtenverkeer of de declaraties door een (of meer) secretaresse wordt gedaan.

Individueel
Elke individuele gebruiker van HCI CRS heeft de mogelijkheid om aanpassingen in de interface aan te brengen. Zo kunnen kleur, stijl en de volgorde van de componenten op de dashboards naar eigen voorkeur aangepast worden.

Groepen

Het werken met groepen wordt door HCI CRS uitgebreid ondersteund. Het is heel eenvoudig om een “groepsafspraak” te maken, daarvoor hoeft niets ingericht te worden, het is een afspraak waar meerdere cliënten bij aanwezig zijn. Het is binnen HCI CRS mogelijk om verblijfs- en aanwezigheidsregistratie te verwerken én te declareren.

Maar een groep kan ook uitgebreider zijn, een doorlopende groep voor depressiebehandeling bijvoorbeeld. Het is mogelijk zowel cliënten als hulpverleners gedurende een periode aan een groep te laten deelnemen.

Gemak voor de hulpverlener
De groepsfunctionaliteit is in nauwe samenwerking met hulpverleners ontwikkeld. Wat is belangrijk, wat wil ik wanneer kunnen zien en hoe wordt het maken van een verslag zo eenvoudig mogelijk gemaakt? HCI CRS is er voor de hulpverlener.

De hulpverlener heeft snel een totaaloverzicht van de groep waarmee hij een afspraak heeft: wie neemt deel, hoe ver zijn ze? En bij het maken van een verslag van een groepssessie worden ook de dossiers van de individuele cliënten bijgewerkt met precies die informatie die voor de client van toepassing is.

Rapportage en statistiek

HCI CRS kent uitgebreide rapportagemogelijkheden

Outputmogelijkheden
Alle rapporten kunnen standaard afgebeeld worden op het scherm, geprint naar een bestand of direct geopend worden in bijvoorbeeld Word of Excel.

Zoeken en sorteren
Bij het generen van rapporten worden zoekfilters gebruikt waarbij op alle relevante velden gezocht kan worden met geavanceerde filtermogelijkheden. Ook de sortering is door de gebruiker zelf eenvoudig aan te geven.

Snel
Een van de fijnste voordelen van HCI CRS die gebruikers vaak noemen is de snelheid. Alle schermen worden direct ververst en de wachttijd is vaak minder dan een seconde.

Rapport op maat
Mochten de bestaande rapportage- en selectiemogelijkheden niet voldoen, dan is er de mogelijkheid zelf rapporten te bouwen.

Aan organisaties die de database willen benaderen met hun eigen rapportagetool bieden we op verzoek deze mogelijkheid. Ten behoeve van datawarehouses en andere management informatiesystemen is het ook mogelijk de beschikking over de complete database te krijgen.

Todo's en checklist

E-mails versturen naar collega’s over cliënten is met HCI CRS verleden tijd. We hebben hiervoor de ToDo ontwikkeld: een actie die je voor jezelf of voor een collega uitzet om een bepaalde actie uit te voeren.

Inzicht en overzicht
Een component met ToDo per hulpverlener komt terug op het dashboard van HCI CRS maar ook de ToDo’s per client zijn op het voorblad van een dossier in een oogopslag te zien.

Uiteraard zijn er uitgebreide rapportage- en filtermogelijkheden om te controleren per afdeling of medewerker hoeveel ToDo’s er nog open staan en waar een eventuele achterstand dreigt te ontstaan.

… en nog veel meer
De ToDo is veel meer dan enkel de vervanging van e-mail over cliënten, het is onder meer een bouwsteen van een checklist waarmee je direct in staat bent de voortgang in een dossier te zien.

Validaties

Als je aan het werk bent wil je vlot door kunnen gaan; het systeem mag geen hindernissen opwerpen die de voortgang van de zorg hinderen. Bijvoorbeeld bij het maken van een nieuw dossier hoeven nog niet alle cliëntgegevens bekend te zijn, bij het plannen van een afspraak met een client wil je deze meteen in de agenda zetten, zonder waarschuwingen en signalen. Aan de andere kant wil je soepel kunnen declareren en bij het afsluiten van een dossier er zeker van zijn dat het dossier ook compleet is.

HCI CRS lost dit voor je op. Elke nacht wordt ieder dossier gecontroleerd door middel van zogenaamde “validaties”. Deze validaties zijn ontwikkeld op basis van de wet- en regelgeving en de jarenlange ervaring van gebruikers van HCI CRS in de praktijk.

Gericht oplossen
HCI CRS kent verschillende soorten validaties die afgestemd zijn op het type gebruiker en zijn specifieke takenpakket. Zo kan voor een hulpverlener de validatie “diagnose niet ingevuld na start behandeling” getoond worden, terwijl voor een medewerker secretariaat de melding “onjuist adres” kan verschijnen.

Validaties worden zowel getoond op het dashboard bij het starten van HCI CRS, als ook op het voorblad van het dossier van een cliënt.

Managementinformatie
Vanzelfsprekend zijn er rapporten waarmee je zeer snel inzicht kunt krijgen in welke zaken het meest om aandacht vragen. Per afdeling of per hulpverlener is zo helder te zien waar het in orde is en waar een achterstand dreigt te ontstaan.

Flexibele inrichting
Van elke validatie kun je de prioriteit bepalen en aangeven of je er gebruik van maakt of niet. Afhankelijk van hoe jouw praktijk of instelling is georganiseerd zet je bepaalde validaties aan of juist uit. Ook hier geldt dat de standaard-inrichting van HCI CRS vrijwel altijd voldoet, zeker om een snelle start te kunnen maken.

Ook kennen validaties functies: zij kunnen het fiatteren van de agenda, het declareren van een prestatie of het sluiten van een dossier verhinderen. Het oplossen van validaties voorkomt problemen in een latere fase van het proces zonder dat het de voortgang van het zorgproces zelf hindert.

Veilig online

HCI CRS maakt uiteraard gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen. Jouw praktijk of instelling krijgt een eigen HCI CRS database en je bepaalt zelf wie toegang krijgt door middel van gebruikersaccounts. Een gebruikersaccount is strikt persoonlijk, via een gebruikersnaam en wachtwoord krijgt een gebruiker toegang tot de gegevens en onderdelen van HCI CRS die horen bij het Gebruikerstype van die gebruiker.

Two-factor authenticatie
Om jouw account nog beter te beveiligen wordt bij het inloggen gebruik gemaakt van een zogenaamde “tweede factor”. Dit kan een code per SMS zijn of een code die gegenereerd wordt met een “Authenticator”-app op een smartphone, bijvoorbeeld met Google Authenticator. Ook een hardwaresleutel als de Yubikey wordt door HCI CRS ondersteund als tweede factor.

Alleen de eigen kantoorlocaties
Het is mogelijk extra beveiliging te creëren door in te stellen dat alleen vanaf bekende IP-adressen kan worden ingelogd. Dit kan de organisatie zelf instellen en beheren. Hiermee kun je bereiken dat alleen van bepaalde kantoorlocaties gebruik kan worden gemaakt van HCI CRS en aanvullend toestaan dat sommige medewerkers vanuit huis of een andere locatie kunnen inloggen.

Waar “staat” HCI CRS?
De database en de website bevinden zich op een voor ons bekende server in een gerenommeerd datacenter in Nederland. Productie- en backupomgevingen staan op twee verschillende fysieke locaties.

Wordt een backup van mijn gegevens gemaakt?
Iedere nacht wordt er een volledige back-up gemaakt en vanaf 07:00 uur ’s morgens wordt er ieder uur een back-up gemaakt van de mutaties.

We doen veel meer!
Continu wordt de beschikbaarheid van HCI CRS bewaakt door middel van zogenaamde monitoring-software vanaf verschillende locaties. Mocht er een storing zijn dan weten we dat vrijwel direct.

Wekelijks worden al onze servers door twee aparte programma’s gecontroleerd op kwetsbaarheden (vulnerability scans).

Wij zijn NEN7510 gecertificeerd. In ons beheersingsproces is opgenomen dat we periodiek onze servers laten onderzoeken door een zogenaamde “ethical hacker”.

Verblijf

Het is binnen HCI CRS mogelijk om verblijfs- en aanwezigheidsregistratie te verwerken én te declareren.

Zorgverlener App

Met de HCI Zorgverlener App heb je altijd toegang tot je agenda, cliëntendossiers, aantekeningen en verslagen, ongeacht waar je bent.

HCI CRS EPD

HCI CRS is ontwikkeld in nauwe samenwerking met onze gebruikers in de ggz en jeugdzorg. We merken dat gebruikers enthousiast zijn over het EPD en het regelmatig aanbevelen aan collega’s. Wilt u weten waarover zij zo positief zijn? We laten het u graag zien: